Jeder Benutzer hat einen Login mit Benutzernamen und Passwort. Mit einem Benutzer können beliebig viele Mitarbeiter arbeiten und es können beliebig viele Bewohner angelegt werden. Je Benutzer stehen 5 GB Speicherplatz zur Verfügung.

Es genügt ein Benutzer. Wir empfehlen mindestens zwei, um zwischen Mitarbeiter und Leitungsfunktion bei den Rechten/Rollen unterscheiden zu können (z.B. Zugriff auf Personalstammdaten). Wenn die Funktion der Arbeitszeiterfassung genutzt werden soll und Mitarbeiternamen bei Eintragungen automatisch hinterlegt werden sollen, dann sind so viele Benutzer erforderlich, wie Mitarbeiter maximal gleichzeitig arbeiten. Beispiel: Bei 25 Mitarbeitern arbeiten nie mehr als vier Personen gleichzeitig: Dann empfehlen wir vier Benutzer für die Mitarbeiter plus einen Benutzer für die Leitungsfunktion.

Die monatlichen Kosten werden vorab für 12 Monate in Rechnung gestellt. Die Kündigung ist ohne Nennung von Gründen jederzeit bis vier Wochen zum Ablauf der 12 Monate möglich. Ansonsten verlängert sich der Vertrag um weitere 12 Monate. Lizenzen können unterjährig dazu gebucht werden und werden anteilig - bezogen auf das Basispaket - sofort berechnet.

Eine Private Cloud ist eine speziell für eine Organisation eingerichtete Server-Infrastruktur, die nicht mit anderen Nutzern geteilt wird. Dies ist ohne Aufpreis ab fünf Benutzern möglich. Alle anderen nutzen einen gemeinsamen Server mit getrennten Datenbanken, so dass auch hier kein versehentlicher Zugriff auf andere Daten möglich ist. Der Serverstandort ist immer Deutschland.