Jeder Benutzer hat einen Login eigenen Benutzernamen und ein Passwort. Dadurch lassen sich Einträge in die Software direkt einer Person oder einem Gerät zuordnen. Jedem Login ist eine Rolle zugeordnet, in der definiert ist, welche Daten und Menüpunkte dieser Benutzer sehen kann und welche Rechte dieser Benutzer hat.

Für den Betrieb ausreichend ist das Basispaket. Die 5 Benutzer lassen sich flexibel verschienen Rollen z.B. Leitung / Fachkraft / Assistenz zuordnen. Alle Mitarbeiter einer Rolle nutzen den gleichen Login. Dass jeder Mitarbeiter dabei sein persönliches Zeitkonto pflegt, versteht sich von selbst. Wenn Sie für jeden Mitarbeiter einen eigenen Login buchen, können Sie Einträge in die Software einzelnen Personen zuordnen.

Die monatlichen Kosten werden vorab für 12 Monate in Rechnung gestellt. Die Kündigung ist ohne Nennung von Gründen jederzeit zum Ablauf der 12 Monate möglich. Ansonsten verlängert sich der Vertrag um weitere 12 Monate. Lizenzen können unterjährig dazu gebucht werden und werden anteilig - bezogen auf das Basispaket - sofort berechnet.

Dies ist wie eine persönliche Cloud für eine einzelne Einrichtung, die nur von dieser genutzt wird. Sie bietet alle Vorteile einer Cloud, wie Flexibilität und einfache Erweiterung, ist aber sicherer, weil sie nur für diese Einrichtung reserviert ist. So können sensible Daten besser geschützt werden und die Einrichtung hat mehr Kontrolle über ihre Daten.